De strenge maatregelen om de verspreiding van het coronavirus tegen te gaan, hebben verstrekkende economische gevolgen, niet in de laatste plaats voor zzp’ers. Als projecten al niet worden geannuleerd (met inkomstenverlies als gevolg), zal het voor zzp'ers in veel gevallen nodig blijken om werkzaamheden vanuit huis voor te zetten. Uiteraard is een goede communicatie met de klant in die situatie van cruciaal belang, evenals adequate planning, projectmanagement en inzicht in de ontwikkeling van een project. Gelukkig zijn er veel tools die hierbij kunnen helpen.
Heb je Microsoft Office geïnstalleerd, dan heb je sowieso toegang tot Skype. Deze tool 'zit' namelijk standaard in Office, dus als je een uitnodiging krijgt voor een vergadering is het een kwestie van de uitnodiging aanklikken om erbij aanwezig te zijn. Wil je meer mensen tegelijk spreken, dan start je een groeps-chat. Een andere optie is Google Hangouts te gebruiken. Net als in Skype zit in Google Hangouts ook een mogelijkheid om met meerdere personen tegelijk via video een gesprek te voeren. Het is maar net in welke omgeving de rest van de gebruikers zit.
De ‘winnaar’ van de huidige coronacrisis is echter zonder twijfel Zoom. Het video conferencing platform kent zijn roots in de VS en heeft in 2018 flink terrein gewonnen in zowel Europa als Nederland. Sinds de corona-uitbraak gaat het echter door het dak. De software wordt gemiddeld 240.000 keer per dag gedownload, tegen 85.000 in het verleden.
Het cloud video platform bevat veel functionaliteiten, maar slaagt erin eenvoudig in gebruik te blijven. Met Zoom Rooms transformeer je iedere ruimte tot meeting ruimte. Op software gebaseerd, video zonder haperingen, goede kwaliteit audio en draadloos presenteren. De Zoom software kan beperkt gratis worden gebruikt (maximaal 100 deelnemers en tijdslimiet van 40 minuten), wie meer functionaliteit wilt betaalt maandelijks evenveel als voor Netflix.
Werk je vanuit huis met meer mensen samen aan hetzelfde project, dan zal communicatie al snel een lastig punt blijken te zijn. Want ja, hoe gaat dat in de praktijk? Mensen raken e-mails kwijt, zijn niet op de hoogte van bepaalde zaken, werken per ongeluk aan de verkeerde documenten, enzovoort. Wil je dat allemaal niet, dan is Slack een onmisbaar platform.
Met Slack maak je een gezamenlijke chatruimte aan, waarin je vervolgens aparte kanalen kunt maken. Jij en de leden van jouw projectgroep kunnen zelf kiezen aan welke kanalen ze wel en niet deelnemen, zodat je alleen overlegt met de mensen die relevant zijn. Daarnaast kun je ook privégesprekken voeren en collega's bellen met de ingebouwde belfunctie.
Slack is vrijblijvender en sneller dan e-mail. Je kunt een groeps-chat beginnen zodat de lijntjes kort blijven. Het chatplatform is gratis. Maar als je gebruik wilt maken van de geavanceerdere functies, zoals een beloptie of extra geheugen, betaal je een paar euro per gebruiker per maand. Zzp’ers kunnen in de meest gevallen echter prima met de gratis versie uit de voeten.
Trello is een gebruiksvriendelijke tool die bedoeld is om projecten te managen. Het idee van Trello is dat je met een soort online prikbord werkt. Op het prikbord is het ook mogelijk om aparte borden te maken. Voorbeelden van borden zijn: ‘nog te doen’, ‘mee bezig’ en ‘gedaan’. Op deze borden kun je weer aparte lijstjes maken met bijvoorbeeld taken erop. Je kunt natuurlijk ook borden maken zoals ideeën, aantal gewerkte uren en linkjes waar je informatie uit wilt halen.
Van handige to-do-lijst tot multifunctionele applicatie voor projectmanagement. Trello is in een paar jaar uitgegroeid tot dé online tool waarmee je projecten kunt ordenen, taken aan mensen kunt toewijzen en in één oogopslag de stand van zaken kunt zien.
Wat Trello erg fijn maakt is dat je taken af kan strepen als je klaar bent met een bepaalde taak. omdat je kan zien wat af is en dus bij het bord ‘gedaan’ staat. Erg handig is ook dat je teamleden kunt toevoegen. Trello is volledig gratis te gebruiken, maar is er ook in een betaalde variant. Tegen een vast bedrag per maand krijg je dan extra opslagruimte en onbeperkte koppelingen met diensten als Slack, Google Drive, Salesforce, Mailchimp en vele anderen.
Het grootste probleem van thuiswerken? Heel eerlijk, dat is discipline. Afleiding ligt altijd op de loer en voor je het weet ben je een halve dag kwijt op Facebook. Daarbij komt dat sommigen totaal blokkeren als meerdere deadlines die op hun bord liggen. Beide problemen los je eenvoudig op met een to-do list. Een dienst die hiervoor is bedoeld, is Todoist.
Todoist is een krachtige tool in een heel simpel jasje. Hierdoor kun je er snel mee aan de slag en hoef je niet eerst je weg te vinden. Je kunt taken eenvoudig toevoegen, waarbij de interface erg slim omgaat met woorden. Je kunt bijvoorbeeld intypen: ‘morgen’, of ‘volgende week maandag’, of ‘elke werkdag’, en de taak wordt op de juiste manier op de juiste data ingevoegd.
De app gaat echter veel verder dan taken, je kunt ook projecten aanmaken, taken daaraan toewijzen, prioriteiten aan taken geven, enzovoort. Ook kun je taken toewijzen aan een andere gebruiker, waardoor het ook nog eens een ideaal platform is voor samenwerking. Todoist heeft een gratis en betaalde versie. De betaalde versie zorgt ervoor dat je meer functionaliteiten hebt (zoals labels, filters en overzicht voltooide taken per project).
Als je voor je werk veel moet samenwerken met collega's, ontkom je er niet aan dat je in hetzelfde bestand aan het werk gaat. Gelukkig zijn er meerdere populaire diensten die samenwerken in projecten mogelijk maakt. Google Drive is het meest toegankelijk, omdat alles via het web gebeurt en je enkel een Google-account nodig hebt om ermee aan de slag te gaan.
Via Google Drive kun je documenten maken in Docs, Spreadsheets en de andere diensten uit Googles G-suite. Door te klikken op 'delen' voer je de mailadressen in van de collega's waarmee je samenwerkt. Zij kunnen dan het document bewerken of opmerkingen plaatsen. Daarnaast is Google Drive een handige manier om toegang te krijgen tot al je bestanden, ongeacht waar of op welk apparaat je inlogt, zolang je alles maar in je Drive hebt gezet.
Naast Google Drive heeft Apple met iWork ook apps om samen te werken en kun je ook in Microsoft Office in hetzelfde document aan de slag. Heb je een opdrachtgever die geen diensten gebruikt van Google, dan kun je voor kiezen om je bestanden in een Dropbox onder te brengen waar je collega's ook bij kunnen.
Laat je niet afschrikken. IFTTT kan nogal overweldigend overkomen. Maar als je eenmaal snapt hoe het werkt, wil je niet meer zonder. IFTTT staat voor If This, Then That en werkt met een simpele formule: als x gebeurt, dan wordt y geactiveerd. Bijvoorbeeld, als (if) je thuis vertrekt, dan gaan je Philips Hue lampen uit. Of: als (if) je Nest Cam ziet dat er iemand thuis is, dan zet je Honeywell Evohome thermostaat de temperatuur naar 21 graden.
Geinig? Zeker, maar de dienst ook geschikt voor serieuze zaken. Zoals: bewaar een bijlage uit mijn mail in Dropbox, zodra deze binnenkomt. Of, zodra ik een bericht op mijn website plaats, plaats de afbeelding dan ook op Facebook, enzovoort. Je kunt allerhande taken automatiseren, waardoor je je handen vrij hebt voor het werk waar je écht je energie in kwijt kunt.
Herken je dat? Zit je klaar om aan het werk te gaan, kun je niet inloggen. Wachtwoord vergeten. Niet zo heel gek, zeker niet als je als zzp’er te maken hebt met meerdere opdrachtgevers. Voor vrijwel elke dienst heb je een gebruikersnaam en een wachtwoord nodig. Daarbij zijn wachtwoorden steeds langer en complexer geworden. Om ze toch te onthouden, gebruiken we hetzelfde wachtwoord voor verschillende diensten. Niet verstandig, want risicovol.
Wil je een oplossing voor dit probleem? Dan is de wachtwoordmanager LastPass wat voor jou. Het is een gratis online dienst die alle wachtwoorden bijhoudt van de sites die jij gebruikt. Elke keer als je inlogt op een nieuwe site, zal het programma vragen of het de gegevens moet onthouden. Doe je dat, dan worden ze voortaan automatisch ingevuld. Je hoeft alleen nog maar je hoofdwachtwoord van LastPass te onthouden. Alle andere informatie vult LastPass voor je in.
Wachtwoorden herstellen en toegang tot accounts verliezen is verleden tijd. Je kunt LastPass gratis installeren als browser extensie en er is een app voor al je apparaten.
Heb je twijfels of een vraag over een overeenkomst, modelcontract of heb je een geschil? Heb je een juridisch probleem? Neem dan snel contact op het de juridische helpdesk van Het Ondernemerscollectief: daar kun je terecht als je een vraag hebt of advies wilt.
Martijn Pennekamp heeft zijn sporen verdiend als bedrijvenadviseur en is de oprichter van Het Ondernemerscollectief. Zijn specialismen zijn fiscaliteit en wetgeving.
